DigitaleStrategie

9 konkrete Fragen an uns selbst: Wie geht „Digitale Transformation“ in einer Bildungseinrichtung wie der VHS?

Heute habe ich gesehen, dass Christian Henner-Fehr vom Kulturmanagement-Blog McKinseys „9 questions to help you to get your digital transformation right“ für Kultureinrichtungen adaptiert und eingedeutscht hat. Das lässt sich meiner Meinung nach fast 1:1 auf selbstständige Bildungseinrichtungen wie die VHSen übertragen. Und es schließt an an viele Gespräche, die wir im ELW-Verein inzwischen hatten, und aus denen sich immer ergab: Es macht keinen Sinn, irgendwelche „Bildungsangebote“ irgendwie ein bisschen „digitaler“ zu machen. Wenn Volkshochschulen sich für die digitalisierte Gesellschaft bereit machen wollen, bedeutet das einen Umbau des ganzen Gebildes. Es ist eine Führungsaufgabe.

Ich habe Henner-Fehrs McKinsey-Bearbeitung meinerseits umgeschrieben, damit es auf die VHS-Situation passt, wie wir sie gerade in Lingen sehen. Die Formulierungen sind also weitgehend von mir, aber die Grundaussagen sind dieselben. Und nicht gleich erschrecken über den Namen McKinsey: Das ist alles recht vernünftig und konstruktiv.

1.) Wie gut wissen Sie über die aktuellen technologischen Entwicklungen Bescheid?
VHS-Leitungen müssen die Digitalisierung der Einrichtung und ihrer Gesamtstrategie zur Chefsache machen.
Alle Fachleitungen müssen dazu im laufenden Gespräch sein und das für den eigenen Bereich auf dem Schirm haben.
Jede VHS braucht eine/n Digitalisierungs-AgentIn, die – am besten durch den Filter der VHS-Fachcommunity und anderer Expertennetzwerke – sich darum kümmert, was gerade passiert, was sich vor Ort dadurch ändern wird, welche Methode und Strategien vielversprechend sind.

2. Kennen Sie die Customer Journey Ihrer Bedarfsgruppen?
Jede Fachleitung beschreibt (spielerisch) ihre eigenen Zielgruppen als Persona-Skizzen.
Dann greift sie 3 Personas heraus, die besonders wichtig sind, besonders zukunftsträchtig und/oder besonders digital-relevant.
Dafür rekonstruieren wir Customer Journeys: Reale Tests mit konkreten Kursthemen, durchspielen.

3. Arbeiten Ihre Teams funktionsübergreifend zusammen?
Werden alle Themen im Zusammenhang bedacht und umgesetzt? Keine Trennung zwischen Social Media-Marketing, Webseite/Anmeldung, Print-Marketing, Bezahlungsmöglichkeiten, Entwicklung neuer Angebote, Entwicklung attraktiver Dozierenden-Modelle (Zeit/Geld/Motivation) usw. Das gehört alles zusammen.

4. Nutzen Sie iterative Entwicklungsverfahren?
Wenn man Neues entwickelt: möglichst schnell etwas konkret Greifbares entwickeln und ausprobieren, im 1- oder 2-Wochentakt. Das als kleine, agile Projekte organisieren. Entsprechende Tools und Hilfen benutzen: Trello als Software, 10 Folien für den Start von fast allem usw.

5. Haben Sie flexible Budgets?
Mehr Flexibilität und die Arbeit mit Kennzahlen sind also gefragt. Schnell (etwas) Geld bzw. teure Arbeitszeit einsetzen können, aber auch schnell den Hahn zudrehen, wenn es nicht direkt zum nächsten Schritt führt. Idee, zehn Prozent des Marketingbudgets für Experimente und Innovationen zu reservieren. Das Geld kann unkompliziert und schnell zur Verfügung gestellt werden, wenn der Bedarf gegeben ist.

6. Schaffen Sie eigene Räume (und Stränge), um Ideen zu entwickeln?
Zuerst einmal: Einen ganztägigen Workshop mit allem MitarbeiterInnen, am besten außerhalb der gewohnten Umgebung.
Überlegen, wie man Ideenentwicklungsprozesse neben dem Alltag mitlaufen lassen kann. (Auch im Netz?)
Konversationesstränge dazu mit Externen anknüpfen? Veranstaltungen planen, die das in den regionalen Kontext stellen und auch andere interessieren? Lose Partnerschaften mit anderen Firmen/Institutionen vor Ort, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen?

7. Versetzen Sie aktive MitarbeiterInnen in die Lage, handlungsbereit und handlungsfähig zu werden?

In verfestigten Strukturen gibt es immer einen Grund, Neues nicht anzugehen. Ob es nun die Angst vor der Veränderung ist oder Grabenkämpfe zwischen Abteilungen und/oder MitarbeiterInnen sind, man will kein Risiko eingehen. Deshalb bleibt alles so wie es ist. Daher müssen Teams, die ein Vorhaben umsetzen sollen, auch die Möglichkeit haben, Verantwortung zu übernehmen und abteilungsübergreifend zu arbeiten.

8. Haben Sie ein IT-Konzept, das schnelle Aktionen und Reaktionen ermöglicht?
McKinsey fordert eine IT der zwei Geschwindigkeiten. Während man die geschäftskritischen Basisprozesse nach Möglichkeit erst einmal unangetastet lässt (bei den VHS: Kufer), braucht es auch ein zusätzliches „High-Speed-System“, das agile Entwicklungen und Prototyping unterstützt. Also zum Beispiel eine WordPress-Umgebung (mit vielen Plugins), neben der vhscloud und der eigenen IT.
Man muss überlegen, wie nachhaltig verstreute Web-Apps sind. Lässt sich daraus, wenn sich das als sinnvoll herausstellt, später eine stabile und dauerhafte Lösung entwickeln? Oder muss man dann neue IT/Software-Grundlagen finden? (Für erste Tests können kleine, leichtgewichtige Web-Apps aber auf jeden Fall gut sein.) Office365 bietet da einiges an Cloud-Funktionen, und zugleich ist die Investition von Zeit und Geld da auf keinen Fall sinnlos.
Das setzt aber auch voraus, dass in den IT-Abteilungen ein entsprechendes Know-How vorhanden ist oder schnell entwickelt wird.

9. Gibt es eine Führungsstelle, die die verschiedene Digitalisierungsinitiativen und -Aktivitäten koordiniert?
Sehr schnell kann alles zerfasern und die Übersicht verloren gehen. Man unterscheidet bald nicht mehr genau nach Wichtigkeit: Was bringt uns wirklich schnell weiter? Was ist nur ein Nebengleis, mit dem wir Zeit und Energie verschwenden? Das muss ständig bewertet und reflektiert werden, immer neu, von den Einzelnen und auch von allen Beteiligten zusammen.
Am besten geht das, wenn sich mehrere Leute (z.B. drei) in einer Art Kommittee dazu austauschen und etwa auch externe Experten nd Peers um Rat fragen. Aber die Entscheidungen lassen sich ab einem gewissen Punkt nur noch schlecht demokratisieren.
Am besten ist es, wenn eine (gut informierte) Person die Rolle des „gutmütigen Diktators“ übernimmt, die in Open Source-Projekten z.B. Jimmy Wales oder Linus Torvalds übernommen haben. Jemand muss entscheiden und entschlossen einige wenige Schlüsselaktivitäten auswählen: Das passt in die Geschäftsstrategie, das hat Priorität. (Das bedeutet unweigerlich, dass Vieles zurückgestellt oder ganz ausgeklammert werden muss.)

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2 Kommentare zu „9 konkrete Fragen an uns selbst: Wie geht „Digitale Transformation“ in einer Bildungseinrichtung wie der VHS?

  1. Danke für die Übersetzung in Volkshochschule. Einen Teil davon haben wir in Karlsruhe bereits im Einsatz. Was mE fehlt, ist die konsequente Umsetzung. Werde es mal zur Diskussion stellen. VG Beatrice

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